Дам подсказку, в битриксе есть роботы, есть вебхуки, есть интеграции с месенджерами.
В амо скорее всего есть аналоги.
проектируете процесс, смотрите какие подходят инструменты, подключаете и настраиваете.
Или берете интегратора, платите ему денег и он все делает по тз, а нормальный еще и...